El nuevo sistema de gestión de quejas de IATF

Los proveedores del sector automotriz certificados con IATF 16949 (especificación técnica creada por la International Automotive Task Force) son evaluados mensualmente en su desempeño por parte de sus Clientes, que son armadoras Fabricantes de Equipo Original (OEM - Original Equipment Manufacturers), como GM, VW, Ford, BMW, Stellantis, etc.

Tres OEMs miembros de IATF - Ford, GM y Stellantis - siguen un simple sistema de codificación basado en colores para identificar a los proveedores que cumplen con sus requisitos: verde para los que cumplen y rojo para aquellos que no lo hacen.

La calificación se basa en los Indicadores Clave de Rendimiento de cada proveedor (Key Performance Indicator) recopilados en tablas de evaluación definidas por cada OEM (scorecards). Aunque los criterios de evaluación varían según cada OEM, generalmente tienen en cuenta el cumplimiento de las especificaciones técnicas de los productos suministrados, además de la entrega oportuna de las cantidades solicitadas.

Para un proveedor, un estatus rojo supone una “queja” por incumplimiento y el comienzo del proceso de retirada de la certificación.

Los organismos de certificación deben conocer el desempeño de sus clientes, quienes son proveedores de armadoras subscritas con la IATF (IATF OEM); para tomar acciones y determinar si ante una queja por parte de una OEM se ha de iniciar la descertificación del respectivo proveedor.

Es por esto que el desempeño de los proveedores se ha venido publicando desde 2020 por parte de la oficina de supervisión de la IATF “IAOB” (International Automotive Oversight Bureau) en un sistema conocido como “IATF KPI Hub”; que es el sistema aún vigente, en el que se refleja el estatus de cumplimiento y queja de los proveedores, con los requerimientos de las OEM; disponible para los organismos de certificación, ya que para los proveedores, su estatus de desempeño se ve reflejado en sus correspondientes tablas de evaluación “OEM scorecards” (GM, Ford, Stellantis scorecards).

En 2022, la IATF comunico el lanzamiento de un “Sistema de Gestión de Quejas de Desempeño de la IATF (IATF CMS)” dentro de la base de datos IATF, explicando de manera general su funcionamiento y publicando su respectivo manual.

Se trata de un sistema “único” que gestiona el incumplimiento (quejas) de proveedores; y que es el mismo para todas las partes interesadas en la certificación en IATF: todos los organismos de certificación, proveedores, oficinas de supervisión y OEMs.

Es importante que los proveedores o potenciales proveedores de alguno de los OEM miembros de la IATF, conozcan de la existencia y funcionamiento de dicho sistema.

El IATF CMS fue introducido en el mes de marzo, de 2022, con el fin de proporcionar una herramienta de flujo de trabajo para gestionar las quejas por incumplimiento. Una vez que se inicia una queja en contra de algún proveedor, se procede de la siguiente forma:

1. El organismo de certificación (Certification Body, CB) recibe la queja y determina si se debe suspender el certificado.
2. La organización certificada completa un análisis de los problemas, documenta su plan de acción correctivo y presenta su respuesta al CB.
3. El CB evalúa el plan y los métodos utilizados para el análisis de causa raíz.
4. El CB verifica la implementación efectiva del plan de acción correctiva a través de una auditoría.
5. El CB determina si se debe restablecer o retirar el certificado.

Cada paso, incluido la suspensión o el restablecimiento, se registra en la base de datos de IATF.

Para Sonia Rosas, especialista técnica automotriz de NSF, el nuevo sistema de gestión por incumplimiento ha traído más claridad y eficiencia: “Esta nueva herramienta proporciona un lenguaje común para trabajar y gestionar las quejas de los proveedores. Además, automatizó muchas tareas manuales y disminuyó el tiempo de respuesta en las interacciones con los proveedores, y todas las partes interesadas; que eran tardadas y a menudo causaban errores”. Los primeros días nos encontramos con una curva de aprendizaje pronunciada, pero ahora que todos estamos familiarizados con el proceso, nos está dando—a los CBs, proveedores, IATF e IOAB— mayor claridad y confianza en los resultados del proceso de gestionar las quejas por incumplimiento de los proveedores.